Distribución de espacios en la oficina
En el living office la distribución de los espacios es uno de los puntos clave más importantes. En sus diferentes estudios Herman Miller identificó 10 espacios de trabajo y 10 actividades comunes asociadas que se repetían prácticamente en todas las oficinas en el mundo.
En vista de los resultados de su investigación, esta empresa propuso mejorar el entorno laboral para impulsar la productividad y la interacción entre los distintos niveles de cualquier organización.
Lo interesante de la propuesta es su gran adaptabilidad a la cultura de cada empresa, mediante esquemas elaborados a partir de la observación de las necesidades de los empleados; por ello, ofrece desde estaciones de trabajo hasta salas de reuniones genéricas, incluyendo una amplia gama de espacios para determinados usos.
Modos de trabajo observados
Los espacios comunes a todas las oficinas son los siguientes:
Charla
Donde se interactúa de forma espontánea con cualquier colega y compañero.
Reunión y conversación
Los empleados se reúnen con un propósito específico para tratar un tema o asunto en particular.
Co-creación
Cuando se generan ideas entre grupos de personas.
Delegación y concreción
Este modo de trabajo se efectúa cuando los miembros de una organización se dispersan, siempre dentro de un entorno grupal, para trabajar y elaborar sus propias secciones de un proyecto más grande, que abarca el trabajo en equipo.
Agrupación
Es cuando el equipo trata asuntos específicos, debaten o esperan instrucciones para seguir con el proyecto.
Exposición para compartir
Aquí el equipo tiene sesiones de información para explicar a sus colegas los logros o avances.
Training
Son los momentos inmediatamente anteriores o posteriores a las reuniones planificadas de manera formal.
Proceso y respuesta
Son las respuestas de retroalimentación (llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto) para impulsar el trabajo.
Relajación
Se da cuando un empleado hace un alto para descansar. Muchas veces también se produce para reflexionar sobre el propio trabajo.
Creación
Es el momento en que un individuo desarrolla las distintas partes de un proyecto relacionadas directamente con su puesto de trabajo.
Para optimizar y adaptar todas estas actividades que hemos visto antes, el living office contempla distribuir el espacio total de una empresa en 10 espacios distintos de trabajo con el fin de lograr una mejora sustancial tanto del entorno como del desarrollo de cada empleado.
De ese modo se crean determinadas características espaciales que incluyen mobiliario específico para adaptarse mejor tanto a las actividades individuales como a las grupales.
A cada uno de esos espacios se le da un nombre genérico simbólico, que pretende orientar hacia su uso. Tenemos entonces:
Distribución de los espacios según el Living Office
Refugio
Es un espacio restringido donde cada persona puede elaborar su trabajo de forma individual que necesite niveles más altos de concentración.
Bench
Son estaciones de trabajo de mesas adosadas donde las personas pueden trabajar de manera armoniosa en un trabajo en grupo pero de forma individual.
Puente
Son puntos de trabajo con una alta accesibilidad para facilitar el trabajo entre actividades, pero para periodos cortos de tiempo.
Proyecto
Este espacio estaría designado a un equipo dedicado a un proyecto específico, el cual es a largo plazo.
Cueva
Es un espacio próximo a puntos individuales de trabajo que permite que las personas se reúnan, se conecten y charlen por breves momentos, para descansar.
Reunión
Es un espacio especialmente diseñado para que se intercambie información, sin importar si es un orador frente a la sala o varios grupos á pequeños de compañeros hablando entre sí.
Espera
Es un punto diseñado para sentarse junto a los espacios de reunión, y generalmente son abiertos.
Taller
Es el espacio en el que las personas, al trabajar juntas, generan ideas y logran hacer avanzar los proyectos.
Fórum
Un espacio confortable utilizado por los equipos para respaldar presentaciones de contenido interno y formaciones.
Plaza
Es un espacio central y dinámico que se utiliza para descansar, intercambiar información a un nivel informal y relacionarse con los demás, para generar espíritu de equipo.
A partir de aquí, se pueden establecer todos o algunos de estos espacios utilizando diversos entornos para adaptarse a las necesidades de cada organización en particular, cubriendo las exigencias de cada grupo.
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